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Text File  |  1992-06-06  |  7KB  |  270 lines
  1. L18
  2.                       ╔═══════════════╗
  3.                       ║ THE WORKSHEET ║
  4.                       ╚═══════════════╝
  5.  
  6.   √√√   THE WORK AREA
  7.         The working area of the worksheet that you can see at
  8.         one time has eight columns.
  9.         Each column has been set at 9 spaces wide.
  10.         You can change the width from one space to 256 spaces.
  11.         This makes possible customizing a worksheet to your needs.
  12.  
  13.         The easiest way to understand 1-2-3 and what is does is by
  14.         preparing a small worksheet for weekly expenses.
  15.         This will show how items are each put into a
  16.         cell (location) so that they can be identified when
  17.         you need them for calculations.
  18.  
  19.  
  20.   √√√   BEFORE YOU BEGIN
  21.         To improve the looks of your worksheet make use of centering.
  22.         You can center the item you put into a cell by preceding
  23.         it with the Caret symbol (^).
  24.  
  25.  
  26.   √√√   TO CENTER THE CONTENTS OF A CELL
  27.  
  28.         ▀ Precede each entry with the
  29.           Caret symbol (^) located on key 6.
  30.  
  31.         ▀ For example  ^Food, ^Gas, ^Toll, etc.
  32.  
  33.  
  34.         Next page shows how items are entered and used.
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                                 - 10 -
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.         The total for the column of figures will appear in cell C9, marked
  70.         Sub-Total.
  71.  
  72. =================================
  73.         C9:
  74.         @SUM(C1..C7)        WEEKLY■EXPENSES
  75.  
  76.              A       B        C      D    E      F
  77.        
  78.         ════════════════════════════════════■
  79.         1║   FOOD           56.67
  80.         2║   GAS            21.48
  81.         3║   TOLL            4.85
  82.         4║   PARKING         8.10
  83.         5║   LAUNDRY        11.50
  84.         6║   MAPS            1.25
  85.         7║   MOVIE           7.50
  86.         8║
  87.         9║   SUB-TOTAL     111.35    @SUM(C1..C7  (Type in Cell C9).
  88.        10║
  89.        11║
  90.  
  91.        ▀ Food is in the first row and the first column (A1).
  92.        ▀ Gas is in the second row, and is still in column A. It is
  93.          designated as being in A2.
  94.        ▀ Toll is in cell A3
  95.        ▀ Parking is in cell A4
  96.        ▀ Laundry is in cell A5
  97.        ▀ Maps is in cell A6
  98.        ▀ Movie is in cell A7
  99.        ▀ All expense costs are in column C
  100.  
  101.   √√√  HOW THE ITEMS ARE ADDED
  102.        Lotus has a very easy way to add all the expenses.
  103.        ▀  Lotus uses the at (@) sign and the word "SUM"to add columns.
  104.        ▀ The columns to be added are enclosed in brackets. The whole
  105.          thing looks like this:
  106.  
  107.        @SUM(C1..C7)
  108.  
  109.   √√√  WHERE TO PUT THE FORMULA
  110.        Looking at the spreadsheet below you will notice that the cell
  111.        containing Total is C9. Since we want the Total in C9 you must
  112.        have the cursor (Highlight cell, also called Reverse video)
  113.        in cell C9.
  114.  
  115.        With this done you can type the formula:
  116.  
  117.        @SUM(C1..C7)
  118.  
  119.        which will appear at the top of the spreadsheet. The formula says
  120.        to add all the cells from C1 to C7. Since you have highlighted cell
  121.        C9 the results will appear in cell C9.
  122.        When formula is complete press the Enter key or the right or down
  123.        arrow to execute the command.
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.                                 - 11 -
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.   √√√  WEEKLY EXPENSE WITH SALES TAX
  135.        Adding sales tax makes use of the Asterisk (*) which is the symbol
  136.        used for multiplication. The X sign is not used to signify to multiply.
  137.  
  138.        FORMULA FOR CALCULATING THE TAX
  139.  
  140.        +C9*.06
  141.  
  142.        Since we are not adding columns we don't need the brackets.
  143.        Notice that the sum of C9 is multiplied (*) the tax (.06) which is
  144.        The same as 111.25 X .06.
  145.        Before you do any mathematics it is a good idea to place the cursor
  146.        in the cell that will contain the answer. In this case you should
  147.        have the cursor in cell C10.
  148.  
  149.  
  150.   √√√  CALCULATING AND ADDING THE SALES TAX
  151.  
  152.       C10
  153.       +C9*.06           WEEKLY EXPENSES
  154.  
  155.                       A     B        C      D    E    F
  156.                 ■══════════════════════════■
  157.                 1║   FOOD          56.67
  158.                 2║   GAS           21.48
  159.                 3║   TOLL          4.85
  160.                 4║   PARKING       8.10
  161.                 5║   LAUNDRY      11.50
  162.                 6║   MAPS          1.25
  163.                 7║   MOVIE         7.50
  164.                 8║
  165.                 9║   SUB-TOTAL   111.35
  166.                10║    Tax 6%       6.681  (Type +C9*.06 in cell C10}
  167.                11║
  168.                12║   TOTAL ......
  169.                            
  170.  
  171.   √√√   ADDING SALES TAX TO SUB-TOTAL
  172.         The last step is to add the sales tax to the Sub-Total.
  173.         To do this you must highlight cell C12.
  174.         (Use GoTo F5 key)
  175.         With this done you must now add C9 + C10
  176.         to get the total.
  177.         It is done like this:
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                 - 12 -
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.         FORMULA FOR ADDING TAX TO TOTAL
  200.         HIghlight Cell C12, then Type:
  201.         +C9+C10.
  202.         ===============================
  203.                 WEEKLY EXPENSES
  204.         =========================================
  205.              A       B        C      D    E    F
  206.         ==========================================■
  207.         1║   FOOD            56.67
  208.         2║   GAS             21.48
  209.         3║   TOLL             4.85
  210.         4║   PARKING          8.10
  211.         5║   LAUNDRY         11.50
  212.         6║   MAPS             1.25
  213.         7║   MOVIE            7.50
  214.         8║
  215.         9║   SUB-TOTAL      111.35
  216.        10║   Tax 6%           6.81
  217.        11║
  218.        12║   TOTAL          118.031   ( Type  +C9+C10  in Cell 12).
  219.        13║
  220.        14║
  221.  
  222.                  ==================================
  223.  
  224.  
  225.   √√√   FORMULAS USED IN SPREADSHEET
  226.         Rows 9, 10 and 12 show the formulas used.
  227.         Note that they are the  Cells that are highlighted
  228.         when writing the formulas.
  229.         ===============================
  230.                  Move Cursor to Cell C12, then type:
  231.                 +C9+C10         WEEKLY■EXPENSES
  232.  
  233.                         A     B         C         D    E    F
  234.                 
  235. =============================================
  236.                 1║   FOOD               56.67
  237.                 2║   GAS                21.48
  238.                 3║   TOLLS               4.85
  239.                 4║   PARKING             8.10
  240.                 5║   LAUNDRY            11.50
  241.                 6║   MAPS                1.25
  242.                 7║   MOVIE               7.50
  243.                 8║
  244.                 9║   SUB-TOTAL         111.35    @SUM(C1..C7)
  245.                10║   Tax 6%              6.81    +C9*.06
  246.                11║
  247.                12║   TOTAL             118.031   +C9+C10
  248.                13║
  249.                14║
  250.                 
  251. ===============================================
  252.  
  253.         
  254.  
  255.                          *** END OF CHAPTER ***
  256.  
  257.                    Press Esc key to return to Menu.
  258.  
  259.               Select Ranges, Checking Account, And Slash /.
  260.  
  261.  
  262.  
  263.                                 - 13 -
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.